L’émergence du télétravail et les nouveaux aménagements du temps de travail ont propulsé l’organisation de réunions en tout genre ! Si certaines sont nécessaires pour faire avancer un projet ou prendre des décisions stratégiques au sein de l’entreprise, d’autres ont davantage vocation à réunir les équipes, mais sans réel objectif défini. Alors comment ne pas abuser de ces rassemblements souvent contre-productifs, mais au contraire, en faire un véritable levier de productivité réellement efficace ? Suivez nos recommandations !

Réunion ou réunionite ?

Brainstorming, formation, comité de direction, réunion d’équipe ou encore séminaire et one-to-one… bon nombre de managers abusent ces dernières années des réunions. Le développement du télétravail en est la  principale raison. En effet, convier les collaborateurs à une réunion est un moyen de rassembler mais aussi (quelquefois), de s’assurer que chaque membre de l’équipe se consacre bien aux missions qui lui sont allouées… même en télétravail.
 
Si pour certains, être convié à une réunion est gratifiant, pour d’autres, cela est considéré comme une perte de temps. S’en suit parfois le syndrome de la « réunionite », un terme utilisé pour qualifier les réunions professionnelles non productives.

9 conseils pour organiser des réunions efficaces

1. Définissez au préalable le sujet de votre réunion et son objectif. Est-elle à visée collaborative ou informationnelle ? Cela vous permettra de le préciser aux membres que vous inviterez. En fonction, les invités pourront décliner leur présence en la justifiant ou en apportant leur participation sous une autre forme (ex : réponse écrite, rapport à mettre à disposition...).
2. Déterminez le temps nécessaire à sa réalisation afin d’optimiser les agendas de chacun. Une durée allant de 30 minutes à 1 heure maximum est recommandée. Passé ce délai, l’attention n’est plus totale.
3. Calez-la à un moment clé de la semaine. Le lundi, le mercredi et le vendredi sont généralement à éviter. Entre les RTT en début ou en fin de semaine ou en plein milieu, quand certains sont en congés pour garder leurs enfants… mieux vaut privilégier le mardi ou le jeudi. Préférez également le matin plutôt qu’en fin de journée, pour que chacun soit bien attentif et en forme.
4. Conviez uniquement les collaborateurs indispensables. Inutiles d’inviter un grand nombre de personnes, cela risquerait de nuire à l’efficacité de la réunion et limiter le temps de parole. Selon les postes hiérarchiques, les participants pourront ensuite redescendre les informations essentielles à leurs collègues, qui auront pu rester concentrés sur leurs tâches.
5. Choisissez bien le mode. En présentiel ou en visioconférence. En fonction, veillez à ce que chacun puisse interagir facilement. Posez au préalable un cadre d'intervention possible pour chacun au cours de la réunion.
6. Rappelez les bonnes pratiques avant de commencer. Limitez l’utilisation des téléphones portables pour bien capter l’attention des personnes présentes. Si c’est à distance, précisez-bien de couper les micros si l’on ne prend pas la parole pour limiter les nuisances sonores environnantes. Réexpliquez si besoin, les fonctionnalités essentielles de l’application (Zoom, Teams, Meet, etc.) pour communiquer et davantage participer via le tchat, ou de vive voix, en respectant les tours et temps de parole donnés.
7. Rendez-la attractive ! Déroulez le sommaire afin de savoir comment va se dérouler la réunion, point après point. Préparez des slides, une vidéo pour l’animer. 
8. Faites un tour de table pour que chacun puisse s’exprimer et leur montrer que leur avis compte : faites-les participer en leur posant des questions précises. Assurez-vous de leur compréhension en faisant le point régulièrement.
9. Envoyer un compte-rendu de réunion synthétique dans les 48 heures qui suivent l’échange. Il précisera les actions à mener, les délais à respecter et quel responsable ou collaborateur doit s' occuper de leur bon déroulé.

Caractère obligatoire et apport de votre expert-comptable :

Pour la bonne marche de l'entreprise, l'employeur et ses responsables peuvent se réunir à des fins organisationnelles et collaboratives, en dehors des heures de travail, en respectant des conditions de mise en œuvre.

De même, selon l'effectif de l'entreprise et sa structure juridique (y compris les entreprises unipersonnelles), un nombre variable de réunions doivent obligatoirement être tenues et formalisées : Comité Social et Économique (dès le onzième salarié), Bureau, Conseil d'Administration , Assemblée Générale....

Consultez ainsi au moins une fois par an votre expert-comptable afin de :

• Vous conseiller au mieux dans votre stratégie organisationnelle pour mobiliser vos équipes sans induire des tensions ou mécontentements.
• Respecter vos obligations qui peuvent évoluer selon votre effectif, vos directives internes et la réglementation en vigueur.

Utilisée de façon intelligente, c’est aussi un moyen de mettre en avant les profils de chacun de vos collaborateurs. Ce sera d’ailleurs l’objet de notre prochain article !

Pourquoi miser sur des profils atypiques ? Quelles sont leur valeur ajoutée au sein d’une équipe ? Que peuvent-ils apporter ? Nous en parlerons plus en détail !